Ghid: Transmiterea Facturii Eronate în RO e-Factura

În contextul utilizării sistemului național RO e-Factura, gestionarea facturilor emise eronat implică respectarea strictă a legislației în vigoare și a procedurilor prevăzute de lege. În acest ghid, vom detalia pașii care trebuie urmați, conform prevederilor legale, pentru a corecta astfel de erori.

Cadru legal relevant

Pentru gestionarea facturilor eronate, următoarele acte normative constituie baza legală:

• OUG nr. 120/2021, aprobata prin Legea nr. 139/2022.

• Legea contabilității nr. 82/1991, republicată.

• Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, inclusiv art. 319 și 330.

• HG nr. 1/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Codului fiscal.

Situațiile în care o factură poate fi considerată eronată

Factura este considerată eronată dacă:

• Nu respectă structura specifică sistemului RO e-Factura.

• Conține greșeli în informațiile despre emitent, beneficiar sau produse/servicii.

• Prezintă valori incorecte, inclusiv TVA sau totaluri.

Procedura de remediere a facturilor eronate

Verificarea mesajului de eroare (dacă factura nu respectă structura)

Conform art. 4 alin. (5) din OUG nr. 120/2021, dacă factura transmisă nu respectă structura prevăzută, emitentul primește un mesaj cu erorile identificate.

Pași de urmat:

1. Analizarea mesajului primit în sistemul RO e-Factura.

2. Corectarea erorile menționate.

3. Retrimiterea facturii în sistemul RO e-Factura.

Corectarea unei facturi transmise și acceptate de beneficiar

Dacă factura a fost transmisă beneficiarului și conține erori, se aplică prevederile art. 330 din Codul fiscal.

Opțiuni disponibile:

• Emiterea unei facturi corective.

• Emiterea unei facturi cu valorile negative, urmată de o nouă factură corectă.

Conținutul facturii corective (art. 330 alin. 1 lit. b)):

1. Informațiile din factura inițială, inclusiv numărul și data.

2. Valori cu semnul minus pentru rectificare.

3. Informațiile și valorile corecte.

Gestionarea obiecțiilor beneficiarului

Conform art. 4 alin. (9) din OUG nr. 120/2021, dacă beneficiarul are obiecții, acesta trebuie să notifice emitentul în sistemul RO e-Factura, printr-un mesaj specific.

Pași de urmat de către emitent:

1. Analizarea obiecțiilor comunicate de beneficiar.

2. Stabilirea naturii erorii (de conținut, TVA, detalii contractuale).

3. Procedarea la emiterea unei facturi corective sau a unui document rectificativ.

Implicații contabile

Conform Legii contabilității nr. 82/1991, orice operațiune economică trebuie:

• Înregistrată cronologic și sistematic.

• Bazată pe un document justificativ.

Facturile rectificate trebuie înregistrate în contabilitatea ambelor părți:

• Beneficiarul trebuie să înregistreze factura inițială și factura corectivă.

• Emitentul va evidenția rectificările în contabilitate, conform art. 6 alin. (1) din Legea contabilității.

Considerații fiscale

Conform art. 319 alin. (20) lit. r) și art. 321 din Codul fiscal:

• Evidențele contabile trebuie să includă facturile inițiale și rectificative.

• Facturile corectate trebuie să fie păstrate împreună cu documentația justificativă.

Limitări ale sistemului RO e-Factura

• Conform art. 4 alin. (8) din OUG nr. 120/2021, factura electronică transmisă nu poate fi returnată în sistem.

• Modificările se realizează exclusiv prin emiterea de documente corective.

Gestionarea unei facturi eronate în sistemul RO e-Factura necesită respectarea strictă a procedurilor legale. Emitenții trebuie să colaboreze cu beneficiarii pentru clarificarea erorilor și să utilizeze mecanismele prevăzute de legislație pentru rectificare pentru evitarea sancțiunilor și asigurarea conformității.